por Ana Calvo Beitia

La entrada en vigor de la normativa Verifactu ha generado multitud de dudas sobre la forma de facturar. Sin embargo, Verifactu, aunque incorpora nuevas exigencias técnicas, no ha alterado la normativa sobre facturación. Así que en este artículo vamos a despejar las dudas sobre qué cambia y qué no en la facturación tras Verifactu.

Como decíamos, las normativas que regulan la facturación siguen vigentes y no se han visto modificadas. Son:

• Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012)
• Ley del IVA (Ley 37/1992)

Así que vamos a ver en los siguientes bloques las dudas más frecuentes para aclarar aquellos conceptos en los que estamos encontrando más confusión entre normativa de facturación y Verifactu.

¿Quién está obligado a facturar en España?

Esta es una de las cuestiones que sigue igual tras Verifactu. Todas las empresas y profesionales deben emitir factura por las entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas en su actividad, incluso si están exentas de IVA, en los siguientes supuestos:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
• Cuando el destinatario de la operación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• Para las exportaciones de bienes exentas del IVA (salvo las realizadas en las tiendas libres de impuestos).
• En entregas intracomunitarias de bienes exentas del IVA.
• Cuando el destinatario sea una Administración pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• En las entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
• Las ventas a distancia cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Excepciones a la obligación de facturar

Solo existen estas excepciones, cuando el cliente es un particular:

1. Si la operación está exenta de IVA, excepto las siguientes actividades para las que sí será obligatorio emitir factura:
   • Hospitalización o asistencia sanitaria por entidades de Derecho público o establecimientos privados en régimen de precios autorizados o comunicados.
   • Servicios profesionales médicos o sanitarios.
   • Entregas de sangre, plasma sanguíneo y otros elementos del cuerpo humano efectuadas para fines médicos o investigación.
   • Servicios prestados por estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales, así como entregas, reparaciones y colocaciones de prótesis dentales y ortopedia maxilar realizadas por los mismos.
   • Servicios prestados a sus miembros por uniones, agrupaciones o entidades autónomas con personalidad jurídica propia, constituidas por personas que ejerzan actividades exentas o no sujetas, siempre que directamente les sean necesarios para el desarrollo de su actividad y el reembolso consista únicamente en la parte proporcional del coste.
   • Entregas de terrenos rústicos y de terrenos no edificables.
   • Segundas y ulteriores entregas de edificaciones (salvo renuncia a la exención).
   • Arrendamientos y constitución de derechos reales de disfrute y aprovechamiento de edificaciones destinadas exclusivamente a viviendas, incluidos garajes (máx. dos) y anexos.
   • Entregas de bienes utilizados en operaciones exentas (artículo 20), si se cumplen los supuestos reglamentarios.
   • Entregas de bienes cuya adquisición, afectación o importación haya determinado la exclusión total del derecho a deducción en favor del transmitente.
   • Entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por partidos políticos con motivo de actos para financiación de su actividad organizados en su exclusivo beneficio.
   • Servicios de mediación prestados a entidades gestoras y depositarias de fondos de inversión.
2. Si la operación no está sujeta a IVA por reglas de localización  (generalmente cuando se da una relación comercial entre una empresa española y un cliente extranjero).

Sin embargo, conviene recordar que en todos los casos SÍ es obligatorio hacer una factura al cliente particular si así lo solicita.

También recomendamos mencionar siempre la exención o no sujeción del IVA en la factura, según corresponda.

¿Qué tipos de factura existen?

Los tipos de factura continúan siendo los mismos tras Verifactu.

• Factura ordinaria: para todas las operaciones generales
• Factura simplificada (antiguos tickets): para importes inferiores a 400€ (IVA incluido) y hasta 3.000 € en ciertos sectores como hostelería, transporte y peluquería, entre otros.
  • ¡Importante! Este tipo de facturas simplificadas también deben cumplir con la normativa Verifactu.
• Factura rectificativa: es un documento contable que se expide cuando es necesario corregir errores, añadir información omitida o incluir devoluciones o descuentos posteriores. Deben referirse expresamente a la factura original. Desde 2013 no es posible anular una factura emitida y generar otra para sustituirla, debe usarse una rectificativa. La vemos más en detalle a continuación.
• Factura proforma: es un documento provisional ante una transacción comercial. No tiene validez fiscal ni contable, y funciona de igual forma que un presupuesto, informando al cliente de los costes, condiciones y detalles antes de formalizar la operación. Con la entrada de Verifactu, la AEAT ha detallado cómo debe ser este sistema de “pre-facturación”:
  • Las facturas proforma y borradores no llevarán código QR tributario.
  • Están permitidas siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial expedida y esta se entregue al cliente.
  • El sistema de generación de facturas proforma debe estar vinculado al sistema de emisión de facturas final, formando una unidad, y asegurando la conservación de los borradores de forma que su vinculación a las facturas y a los registros de facturación se emitan o, en defecto de factura, de forma que queden registrados y conservados en el sistema. De lo contrario, será sancionable.

¿Cuándo debo emitir una factura?

• En el caso de una factura ordinaria a una empresa o profesional, debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
• En el caso de una factura a un particular, en el momento de la operación (entrega del bien o servicio).
• En el caso de una factura rectificativa, debe emitirse en el momento en que se detecte algún error o información omitida.

En cuanto a la fecha de facturación:

• Si la factura se emite en el momento de la operación habrá una única fecha (expedición y operación coinciden).
• Si se emite la factura en una fecha posterior, por ejemplo, para una empresa o profesional, la factura debe incluir por un lado la fecha de la operación y por otro la fecha de expedición.
• En el caso de una factura rectificativa, la fecha de expedición será la fecha en la que se tenga constancia de la circunstancia que obliga a su emisión.

¿Puedo modificar una factura ya emitida con Verifactu?

Con la implantación del sistema Verifactu, esta es una de las dudas más frecuentes que empresas y autónomos nos estáis haciendo. La respuesta depende del tipo de dato que se quiera modificar.

Lo primero que debemos tener claro es que nunca podemos borrar (eliminar) una factura. Lo segundo, es que debemos distinguir entre la factura en sí y el registro de facturación.

Con Verifactu todas las facturas quedan registradas electrónicamente con una huella digital (hash). Esta huella encadena cada registro con el anterior, formando una cadena de valores inalterable. Por ello, cualquier modificación en los datos que forman parte de esta cadena rompe el encadenamiento y hace inválido el registro.

Todos los términos que debes conocer en nuestro Glosario Verifactu.

¿Cuáles son los datos que forman parte del hash y quedan registrados?

Según la Orden HFP/1172/2024, los datos protegidos por hash y que garantizan la integridad fiscal de la factura son:

• Identificador del registro anterior
• Fecha y hora de emisión
• NIF y razón social del emisor
• Número y serie de factura
• Tipo de factura (ordinaria, simplificada, rectificativa)
• Nombre o Razón Social, NIF y país del destinatario (datos identificativos)
• Importes: base imposible, tipo y cuota de IVA, total.
• Descripción o concepto de la operación.
• Indicadores de exención o inversión del sujeto pasivo
• Resultado del hash actual (firma encadenada)-

En el caso de que se tenga que corregir cualquiera de estos datos, solamente podrá hacerse mediante una factura rectificativa.

¿Qué datos sí puedes modificar?

La normativa permite que aquellos datos que no intervienen en el hash puedan actualizarse sin emitir una factura rectificativa. Es información accesoria o comercial como:

• Datos de contacto: teléfono, web o correo electrónico
• Observaciones y otros comentarios sin validez fiscal
• Campos de control interno o referencias del sistema.
• Logotipos
• Correcciones tipográficas menores que no alteren la identificación del cliente.

Estos cambios pueden reflejarse en la copia comercial o PDF de la factura, pero no modifican el registro oficial en Verifactu. Aun así, recomendamos dejar constancia interna de la fecha y el motivo de la corrección.

Ejemplos prácticos

Veamos las diferencias con una serie de situaciones habituales:

Nuestra recomendación

Como vemos, con Verifactu, solamente los campos no encadenados o de conceptos son susceptibles de ser modificados sin una rectificativa. Por ello, nuestra recomendación es identificar muy bien qué datos están protegidos por hash y ser prudentes.

1. Identifica si el cambio es sobre un dato encadenado o no. Si lo es, emite una rectificativa.
2. Distingue entre el registro fiscal y la copia comercial. Sólo en esta última puedes ajustar los datos accesorios o de contexto.
3. ¿Dudas? Emite una rectificativa. Es el procedimiento más seguro y el que la Agencia Tributaria siempre acepta.

Código QR: la novedad en la facturación tras Verifactu

Ahora sí que llegamos a la novedad que ha entrado con Verifactu. El código QR es un elemento nuevo en la factura que se incorpora con la normativa Verifactu y que estará presente a partir de 2026 en todas las facturas, ya sea en modalidad verificable o no verificable (aunque con ciertas diferencias).

El código QR en modalidad Verifactu (verificable)

En esta modalidad, el código QR permite verificar que la factura existe y es válida ante Hacienda. Ofrece al cliente información sobre:

• NIF del emisor.
• Número de factura.
• Fecha de expedición.
• Importe total.
• Identificador
• Dirección web de la AEAT para verificar la factura.

A pesar de ello, no muestra el detalle de la venta o servicio, ni precios, ni artículos, ni servicios específicos. Para ver estos conceptos el cliente necesita el PDF o XML de la factura.

El código QR (o CIR) en modalidad No Verifactu (no verificable)

Aunque la empresa decida optar por la modalidad No Verifactu en su sistema de facturación, aparecerá igualmente en sus facturas un código QR, denominado CIR.

Este código funciona únicamente a nivel interno. Solo permite ver la trazabilidad de los datos mínimos codificados, pero no cuenta con el enlace a la AEAT (ya que no se ha enviado el registro de forma inmediata).

Sirve como garantía de que la factura está emitida con software homologado a Verifactu y que no puede alterarse después. Pero la verificación de la factura sólo se producirá en caso de requerimiento por parte de Hacienda. 

Conoce al detalle las diferencias entre las dos modalidades de Verifactu: verificable y no verificable.

Otras preguntas frecuentes sobre facturación tras Verifactu

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Los plazos de conservación de facturas, tanto emitidas como recibidas, siguen siendo:

• A nivel fiscal, 4 años según establece la Ley General Tributaria.
• A nivel mercantil, 6 años según establece el Código de Comercio.

Además, deben conservarse también todos los justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. Esta conservación debe hacerse en formato papel o digital y el registro debe ser legible (PDF/XML firmado) e íntegro.

Esta obligatoriedad afecta a todo quien facture, independientemente si utiliza o no softwares de facturación. Y debe hacerse ordenadamente, manteniendo la autenticidad del origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Con la llegada de Verifactu, los registros de facturación deben conservarse el mismo plazo para quienes hayan optado por la modalidad No Verifactu.

¿Puedo continuar consolidando varios tickets en una factura?

Una mala práctica relativamente habitual es la de consolidar varios tickets en una factura sin anular los originales y modificando datos internos. Con Verifactu esto ya no podrá hacerse. Cada factura debe reflejar fielmente la operación y cualquier cambio requiere una anulación y emisión correcta a través de factura rectificativa.

¿Si recibo una factura sin código QR quiere decir que mi proveedor no está cumpliendo la Ley?

No necesariamente, ya que la sociedad o el profesional pueden estar acogidos voluntaria u obligatoriamente al Suministro Inmediato de Información de IVA (SII) o no estar utilizando un sistema informático de facturación (ya que realicen la factura en papel). En ese caso, sus facturas no tendrán código QR y estará cumpliendo la normativa.

La recomendación de nuestros consultores de complience es comprobar si tu proveedor usa un Sistema Informático de Facturación y si está adherido al SII. Si no lo está, recomendamos solicitarle por escrito la declaración responsable de su software de facturación o demandarle que utilice uno homologado.

por Sonia Macarro González

La entrada en vigor de Verifactu, el nuevo sistema de facturación regulado por el Real Decreto 1007/2023, no solo afecta a empresas y profesionales autónomos. También las entidades sin ánimo de lucro, como fundaciones y asociaciones, deben valorar su aplicación en función de su régimen fiscal y de las operaciones que realicen.

En CE Consulting llevamos más de 30 años asesorando a fundaciones y asociaciones en todas sus obligaciones legales. Por ello, hemos querido analizar en este artículo la relación entre Verifactu y las fundaciones y asociaciones y en qué situaciones deberán adaptarse al nuevo reglamento.

¿Por qué afecta también Verifactu a las entidades sin ánimo de lucro?

El reglamento establece que todos los sujetos obligados a expedir facturas y que las emitan con un sistema informático de facturación (SIF) deben cumplir con los requisitos de Verifactu, independientemente de su forma jurídica.

Sin embargo, existen excepciones que afectan a las fundaciones y asociaciones y que están relacionadas con los regímenes fiscales especiales para estas entidades y su obligación a declarar el Impuesto de Sociedades.

Las entidades no lucrativas pueden tributar bajo uno de estos dos regímenes especiales:

• Ley 49/2002, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos: aplicable a fundaciones, asociaciones declaradas de utilidad pública y entidades no gubernamentales de cooperación al desarrollo inscritas en el registro de la AECID, siempre que cumplan los requisitos del artículo 3 de dicha ley.
• Régimen de entidades parcialmente exentas (Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades): aplicable a asociaciones no declaradas de utilidad pública y a fundaciones o asociaciones que no cumplan los requisitos para acogerse a la Ley 49/2002.

Ambos regímenes contemplan rentas exentas de tributación en el Impuesto sobre Sociedades. Precisamente en función de si la entidad obtiene o no rentas no exentas, se determinará su obligación de adaptarse a Verifactu. Lo vemos en detalle a continuación.

¿Qué fundaciones y asociaciones están obligadas a Verifactu?

Estarán obligadas todas aquellas entidades que realicen operaciones sujetas y no exentas del Impuesto sobre Sociedades y que, además, utilicen un sistema informático de facturación.

Entre estas operaciones pueden encontrarse actividades no directamente vinculadas al fin social de la entidad, tales como:

• Venta de productos, uniformes o material promocional.
• Prestación de servicios de carácter comercial (por ejemplo, consultoría).

En estos casos, la entidad deberá analizar si dichas operaciones generan rentas no exentas. De ser así, a partir del 1 de enero de 2026, el software utilizado para emitir facturas deberá cumplir con los requisitos de Verifactu, garantizando la integridad, trazabilidad y control fiscal de las operaciones.

¿Cuándo no están obligadas a implementar Verifactu?

Si la fundación o asociación solo realiza operaciones exentas del Impuesto de Sociedades, no necesita aplicarlo.

Algunas de estas operaciones exentas del Impuesto de Sociedades son:

• Cuotas de asociados, colaboradores o benefactores
• Las donaciones para colaborar con los fines de la entidad, incluyendo convenios de colaboración.
• Algunas subvenciones y ayudas, si están destinadas a actividades exentas.

Por otro lado, al igual que para las sociedades, las fundaciones y asociaciones que estén acogidas, de forma voluntario u obligatoria, al SII no tendrán que aplicar Verifactu.

Tampoco aquellas cuyo domicilio social esté situado en las comunidades de País Vasco y/o Navarra, ya que deberán regirse por los sistemas establecidos en ambas Haciendas forales (TicketBAI y Batuz).

Pasos que dar para cumplir con Verifactu

Paso 1: Analizar las operaciones. Identificar las rentas exentas y las no exentas de la entidad. Si todas las rentas son exentas, Verifactu no será aplicable. En caso contrario, deberá adaptarse.

Paso 2: Revisar el actual software de facturación. Solicitar al fabricante la declaración responsable y actualizar a la última versión del software para asegurar la compatibilidad con el reglamento Verifactu.

Si la fundación o asociación no cuenta con un software certificado, debe implantar uno. Si tiene un bajo volumen de facturas mensuales puede utilizar el aplicativo simplificado de la AEAT. En caso de tener un volumen mayor, recomendamos adquirir un software adaptado a Verifactu.

Paso 3: Elegir entre las modalidades de cumplimiento:

• Verifactu: remisión automática de la información a la AEAT.
• No Verifactu: conservación de registros en el propio sistema, sin envío automático a Hacienda.

Si quieres conocer más en detalle cada modalidad, accede aquí al artículo Verifactu Sí o Verifactu No: diferencias entre las dos modalidades.

Retos y oportunidades para el Tercer Sector con Verifactu

La normativa Verifactu, más allá de las exigencias técnicas, traerá ventajas para las fundaciones y asociaciones que la cumplan:

• Mayor transparencia en la gestión, algo especialmente valorado por administraciones, auditores y donantes.
• Facilita las auditorías y controles internos.
• Refuerza la confianza de asociados y colaboradores al mostrar un sistema de facturación trazable y verificable.

Preguntas habituales sobre Verifactu y las fundaciones y asociaciones

¿Qué ocurre si una fundación nunca emite facturas?

No tendrá que hacer nada. No se verá afectada por esta normativa de Verifactu.

¿Y si solo emite una o dos facturas al año?

Si utiliza un sistema informático de facturación (SIF), este deberá cumplir con la normativa Verifactu. No existen excepciones por volumen de facturación.

Para entidades con un bajo volumen de facturación, la aplicación gratuita de la AEAT es una alternativa perfectamente válida.

¿La fundación o asociación puede ser sancionada si no cumple con Verifactu?

Sí, la AEAT podrá imponer sanciones si la fundación o asociación no cumple con los requisitos que especifica la normativa Verifactu. Puedes obtener aquí toda la información sobre sanciones por incumplir con Verifactu.

¿Qué pasa si la entidad supera el límite aplicable a las rentas no exentas en el ejercicio?

Deberá revisar su situación fiscal y adaptar su sistema de facturación para cumplir con los requisitos Verifactu a partir del ejercicio en que se superen dichos límites.

En general, siempre es recomendable verificar periódicamente la naturaleza de las operaciones y los ingresos para confirmar que se mantienen dentro del marco de exención de Verifactu.

por María Martín Rivera

El 1 de enero de 2026 las empresas tendrán que estar incorporadas obligatoriamente al sistema Verifactu para comunicar los registros de facturación a Hacienda. Sin embargo, una de las excepciones a esta obligación es para aquellas empresas que se encuentren dadas de alta en el Suministro Inmediato de Información (SII). Así que a muchas empresas que todavía no están acogidos a él les ha surgido la pregunta: ¿SII o Verifactu? ¿Cuál me conviene más?

La respuesta, como casi siempre, es depende. En CE Consulting nos hemos juntado un grupo de asesores fiscales con el objetivo de analizar la cuestión a fondo y ofrecerte las claves para esta decisión

¿Qué es mejor: SII o Verifactu?

Aclaremos que la pregunta correcta no es qué sistema es mejor, si no cuál se ajusta mejor a la realidad de cada empresa.

Suministro Inmediato de Información (SII)

• • El SII es un sistema pensado para quienes pueden asumir una gestión muy dinámica de la facturación. Esto es así porque obliga a enviar los registros a Hacienda en un plazo de cuatro días naturales.
  • Es ágil y transparente, pero exige disciplina y un equipo administrativo habituado a los plazos cortos. En el caso de que la contabilidad se delegue en una asesoría externa, el coste de gestión suele aumentar.

Verifactu

• • Verifactu es un sistema de automatización de la comunicación con Hacienda desde el software de facturación. Envía cada registro al emitir la factura.
  • Entre sus ventajas destacan la reducción de errores, la disminución de la carga administrativa y una mayor seguridad jurídica ya que el sistema automatiza los envíos y garantiza la integridad de la información. Esto reduce la necesidad de un control manual diario.

La información que se comunica a Hacienda no es la misma, aunque ambos sistemas garantizan la trazabilidad y el cumplimiento legal. Lo vemos en el siguiente punto.

¿Qué información se transmite a la AEAT?

El SII está diseñado específicamente para la llevanza de los libros de registro de IVA y, por tanto, la información que se transmite hace referencia a las facturas emitidas, a las recibidas y a los bienes de inversión, entre otros. En el caso de Verifactu, los registros solo remiten información de las facturas emitidas

Más diferencias. El SII exige enviar toda la información fiscal de la factura – incluyendo conceptos, desglose de impuestos y bases imposibles. Verifactu se centra en los datos esenciales: NIF, fecha, importe y numeración de la factura.

Además, mientras que en el SII cualquier cambio requiere una factura rectificativa, en Verifactu se pueden actualizar algunos detalles menores, sin rectificación. Siempre sujeto a que no se alteren los datos críticos que afectan a la trazabilidad o a la obligación fiscal. Esto permite un control eficaz con mayor flexibilidad y manteniendo la seguridad jurídica.

Eso sí, tanto en SII como en Verifactu, se envían a Hacienda los datos estructurados </strong>de las facturas, pero no la factura completa. Tampoco se transmiten detalles sensibles como precios unitarios o condiciones comerciales.

¿Cómo se transmite esa información?

El SII obliga a llevar los libros de registro de IVA/IGIC a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria en un determinado plazo de tiempo (cuatro días para las facturas emitidas)

En el caso de Verifactu, existen 2 modalidades: Verifactu y No Verifactu. La diferencia esencial está en cómo se gestionan y conservan los registros.

• En No Verifactu, los registros se guardan exclusivamente en los sistemas de la empresa (mediante el software de facturación). La empresa debe asegurar que en el momento en que la Agencia Tributaria solicite esos registros, se le comuniquen en el tiempo y forma requeridos.
• En Vierfactu, los registros se envían automáticamente a la AEAT, simplificando la operativa y la conservación de la información.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada sistema?

Ambos sistemas se han creado con un objetivo común: luchar contra el fraude fiscal y mejorar la cantidad y calidad de los datos a disposición de la AEAT. Sin embargo, al corresponder a normativas diferentes, sus obligaciones son diferentes.

Además, son sistemas que convivirán, pero son excluyentes. Si cumples con el SII voluntario no estarás sujeto a Verifactu y viceversa. Cuando una empresa facture más de 6 millones de euros, deberá pasar obligatoriamente al SII.

¿Qué empresas podrían optar por SII frente a Verifactu?

En la práctica, elegir una u otra modalidad depende mucho del volumen y la estructura administrativa de la empresa:

• Empresas que en un plazo corto estarán obligadas al SII. Son empresas con un volumen muy alto de facturación. Para ellas, empezar ya con SII les permite adaptarse y anticiparse.
• Grupos empresariales donde algunas compañías ya están en SII. Es lógico que las demás se alineen para unificar procedimientos y simplificar la gestión a nivel de grupo.
• Entidades con departamentos de administración bien dimensionados y personal cualificado. Serán capaces de asumir la carga de enviar facturas en el plazo de 4 días sin que suponga un problema operativo.
• Sectores con operaciones muy controladas y repetitivas (ej. suministros, utilities, telecomunicaciones). En ellos el flujo de facturación es estable y el cumplimiento de plazos se integra fácilmente en los procesos.
• Empresas que han optado por el régimen de devolución mensual.

¿Para qué empresas es más adecuado Verifactu?

Verifactu suele ser más recomendable en los siguientes casos:

• Hostelería y restauración. Donde el volumen de facturas es alto, pero de importes pequeños, y el equipo administrativo suele ser reducido.
• Empresas con bajo o medio volumen de facturación. La carga del SII sería desproporcionada para ellas.
• Sociedades profesionales o despachos (abogados, arquitectos, médicos, etc.). No suelen contar con un equipo propio de administración y dependen de su asesoría.
• Pymes y autónomos. Buscan automatizar sin aumentar costes ni dedicar recursos adicionales al control administrativo.

Conclusión: Verifactu para la gran mayoría

Teniendo en cuenta que el tejido empresarial español está compuesto mayoritariamente de autónomos y pequeñas empresas, nuestra conclusión es que Verifactu es una opción más adecuada para la mayoría.

El SII exige disciplina administrativa y puede ser más costoso si la contabilidad no se lleva internamente. En cuanto a Verifactu, ofrece automatización y seguridad sin esa carga operativa. Eso sí, de las modalidades de Verifactu, aconsejamos escoger la verificable, ya que ofrece una ventaja adicional: transmite confianza hacia Hacienda y hacia el cliente.

por José Ramón Huertas López

Para que a toda persona le resulte sencillo entender lo que dice el Reglamento Verifactu, desde CE Consulting hemos preparado este glosario Verifactu con los términos más habituales donde explicamos de forma muy sencilla estos conceptos recurrentes. ¡Iremos ampliando! 

CIR

Es solo un código interno de trazabilidad que aparece en las facturas expedidas por sistema no Verifactu. Este elemento no permite ver nada online, al contrario que el que aparece en las facturas de la modalidad Verifactu que sí incorpora datos mínimos y la URL oficial de la AEAT, con la que se puede comprobar que la factura ha sido registrada.

Código QR

Es un elemento que aparece en las facturas emitidas con sistemas informáticos de facturación que cumplen los requisitos de la normativa Verifactu. Este código QR aglutina datos básicos de la factura en un formato que se puede leer con el móvil. Este código sirve para dar seguridad y trazabilidad a la factura. Hay diferencias entre el QR que aparece en las facturas expedidas mediante la modalidad Verifactu y no Verifactu (CIR).

Declaración responsable del fabricante

Es el documento que demuestra que el software de facturación que se está usando cumple con los requisitos establecidos por la ley. 

Huella hash

La huella hash es una firma digital matemática que crea el software de facturación para cada registro emitido. Funciona como un “código de seguridad” que asegura la integridad e inalterabilidad de la factura: si alguien intentara modificar el documento después de su emisión, la huella cambiaría y la alteración quedaría registrada. Es uno de los mecanismos clave exigidos por el Reglamento Verifactu para garantizar la validez de las facturas. 

Registro de eventos

Es un registro técnico detallado que documenta todas las acciones realizadas dentro del software. No se limita a la emisión o anulación de facturas, sino que también incluye:

• Modificaciones de configuración
• Cambios de modalidad
• Incidencias o errores
• Sincronizaciones offline/online
• Otros eventos relevantes del sistema

Su finalidad es garantizar la trazabilidad completa de todas las operaciones, asegurando un control integral del funcionamiento del software, más allá de las propias facturas.

Registro de facturación

Es el archivo electrónico principal generado por cada factura, ya sea de alta o de anulación. Contiene los datos esenciales de la factura y sirve como evidencia ante la AEAT.

• En modalidad Verifactu, este registro se remite automáticamente a Hacienda.
• En modalidad no Verifactu, se conserva internamente en el software para cumplir con la trazabilidad y auditoría.

En otras palabras, cada vez que la empresa emite una factura, el software crea automáticamente un registro de facturación de alta, garantizando que toda operación quede registrada y disponible para control.

RRSIF (Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación)

Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 que establece cómo deben funcionar los softwares de facturación a partir de 2026. 

SIF (Sistema Informático de Facturación)

Programa o software utilizado para expedir facturas que debe cumplir con los requisitos del Reglamento de Facturación (RRSIF).

SII (Suministro Inmediato de Información)

El SII es un modelo especial de llevanza de libros de IVA mediante la sede electrónica de la AEAT. Afecta a grandes empresas, grupos de IVA y entidades inscritas en el REDEME. Las empresas acogidas al SII (de forma obligatoria o voluntaria) quedan fuera del ámbito de Verifactu porque ya informan a Hacienda de su facturación en tiempo casi inmediato.

Esperamos que este glosario te resulte útil como referencia ante cualquier duda que tengas —ahora o más adelante— sobre el Reglamento Verifactu. En CE Consulting seguiremos actualizándolo y ampliándolo con nuevos términos y aclaraciones para ayudarte a entender, de forma sencilla, esta normativa que busca garantizar la transparencia, trazabilidad y fiabilidad de la facturación empresarial en España.

por María Martín Rivera

En 2026, de forma progresiva, todas las empresas, entidades no lucrativas y autónomos deberán utilizar un sistema de facturación adaptado a Verifactu, el reglamento que establece los requisitos que deben tener los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, trazabilidad y control fiscal de todas las operaciones.

En CE Consulting hemos preparado esta guía completa para que sepas qué es VeriFactu, a quién afecta, cuándo entra en vigor y cómo adaptarte. Además, encontrarás enlaces a contenidos especializados que te ayudarán a resolver dudas concretas.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué es Verifactu y por qué se ha creado?
• ¿Quién está obligado a cumplir con VeriFactu?
• ¿Qué ventajas ofrece?
• ¿Qué ocurre si no cumplo con Verifactu?
• Cómo adaptarte con seguridad
• Consejos prácticos para afrontar la transición

¿Qué es Verifactu y por qué se ha creado?

Verifactu es el nuevo sistema obligatorio de facturación que establece la Agencia Tributaria. Su objetivo principal es reforzar la transparencia y luchar contra el fraude fiscal, asegurando que todas las facturas emitidas cumplen con unos estándares de integridad y seguridad.
Los programas de facturación deberán:

• Generar registros inalterables y trazables cuando se emita una factura.
• Remitir estos registros a la Agencia Tributaria o guardarlos para cuando se requieran incorporando una serie de medidas de seguridad.
• Incluir un código QR en la factura expedida que permita el traslado de información a la Agencia Tributaria y su verificación.

Contenido relacionado:

11 preguntas frecuentes sobre Verifactu con respuestas claras

¿Quién está obligado a cumplir con VeriFactu?

Por un lado, los productores y comercializadores de software de facturación, que deberán ofrecer productos totalmente adaptados al reglamento desde el 29 de julio de 2025.

Por otro lado, todos los empresarios y profesionales que emitan facturas por su actividad económica, ya sean autónomos o sociedades, siempre que usen un sistema informático de facturación.

Para ellos, la obligación afecta de forma progresiva:

• Sociedades mercantiles y entidades no lucrativas (ENL):desde el 1 de enero de 2026.
• Autónomos:desde el 1 de julio de 2026.

No obstante, existen excepciones y exclusiones a esta obligación general:

• Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).
• Residentes en territorios con régimen foral propio (Navarra y País Vasco), que aplican su normativa específica.
• Fundaciones o asociaciones que únicamente realizan operaciones exentas del Impuesto de Sociedades.

¿Qué ventajas ofrece?

Adoptar la modalidad Verifactu aporta numerosas ventajas tanto para quien emite las facturas como para quien las recibe:

• Sello de confianza para clientes. Un cliente que recibe una factura Verifactu tiene la certeza de que la empresa emisora está al día con sus obligaciones fiscales y declara correctamente sus ventas.
• Alivio de cargas administrativas, ya que facilita el control fiscal y la verificación automática, permitiendo ahorrar tiempo en comprobaciones.
• Contribuye a una economía más transparente, pues dificulta la economía sumergida.
• Digitalización y eficiencia interna, porque automatiza la emisión y el registro seguro de las facturas, reduce errores humanos y permite verificar su autenticidad fácilmente.

Contenido relacionado:

Modalidades del sistema Verifactu: verificable y no verificable

¿Qué ocurre si no cumplo con Verifactu?

El incumplimiento de VeriFactu puede acarrear:

• Multas significativas.
• Invalidez de facturas emitidas fuera del sistema.
• Riesgo de bloqueo administrativo en la facturación.

Por eso es fundamental comenzar el proceso de adaptación con tiempo suficiente.

Contenido relacionado:

Multas y sanciones por no cumplir con Verifactu: ¿qué dice la ley?

Cómo adaptarte con seguridad

Las empresas y autónomos deben comenzar ya a prepararse. Es conveniente:

• Revisar el software de facturación actual: hacer un inventario de las herramientas con las que se emiten facturas (programas, ERPs, módulos de facturación, etc.) y consultar con el fabricante o proveedor si están ya adaptadas a Verifactu.
• Si están adaptadas, obtener la declaración responsable del proveedor y la actualización del programa: confirmar con el proveedor del software utilizado que la versión instalada está ya actualizada a la normativa y pedirle el envío de la declaración responsable.
• Si no cumple los requisitos de Verifactu: deberás buscar e implantar un programa que sí los cumpla y pedir al proveedor la declaración responsable cuando te lo instalen.

Consejos prácticos para afrontar la transición

• No esperes al último momento: cuanto antes adaptes tu sistema, más control tendrás.
• Designa un responsable interno para liderar la implantación.
• Aprovecha este cambio como una oportunidad para mejorar procesos.

por María Martín Rivera

En CE Consulting llevamos meses analizando a fondo la normativa Verifactu para ayudar a empresas, entidades no lucrativas y profesionales a entender cómo les afecta. Sabemos de primera mano que este reglamento genera muchas dudas: quién debe aplicarlo, qué ocurre si se emiten pocas facturas, o cómo asegurarse de adaptarse correctamente. En este artículo encontrarás la respuesta a las preguntas frecuentes sobre Verifactu que recibimos, para que puedas hacer la transición con claridad y sin sobresaltos.

Sigue leyendo y resuelve todas tus dudas antes de que la normativa entre en vigor.

¿Es lo mismo Verifactu que factura electrónica?

La obligación de usar factura electrónica en operaciones entre empresas (B2B) está establecida en la Ley Crea y Crece y depende de un reglamento aún pendiente de aprobación. Una vez se apruebe habrá un periodo de transición, que en principio está establecido con los siguientes plazos: 1 año para las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año; 2 años para las sociedades y los profesionales con una facturación anual inferior a los 8 millones. Ademas, los autónomos tendrán un año adicional para tener la obligación de comunicar los pagos.

Esto es distinto a Verifactu, que cuenta con su propio reglamento aprobado (RD 1007/2023). En este caso, todas las empresas y profesionales deberán adaptarse obligatoriamente a un sistema de facturación que cumpla con los nuevos requisitos exigidos, eligiendo entre las dos modalidades previstas: Verifactu o No Verifactu.

¿Si la empresa no emite muchas facturas, también tiene que cumplir Verifactu?

Sí, no hay excepciones por volumen de facturación. Todas las empresas que emitan facturas con un sistema informático de facturación (SIF) deberán cumplir independientemente de que facturen poco. Además, si una empresa o profesional emite algunas facturas electrónicamente y el resto a mano, tendrá que pasar a emitir todas sus facturas de forma electrónica, mediante un sistema adaptado a la normativa.

¿Los profesionales o empresas de poca facturación pueden seguir empleando sistemas manuales?

Sí, se podrán emitir facturas de forma manual siempre que para su expedición no se utiliza ningún sistema informático de facturación y siempre que el 100% de las que se emitan se realicen de forma manual. Según la Agencia Tributaria las facturas manuales se limitan a “talonarios o escribiendo o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina”. En este caso, no les afectaría el reglamento Verifactu.

Para facilitar la digitalización de estos profesionales y su transición a la factura electrónica, la AEAT pondrá a disposición en su Sede Electrónica un aplicativo gratuito de facturación en modalidad Verifactu.

¿Cómo es la aplicación básica de facturación que ofrece gratuitamente la Agencia Tributaria?

Se trata de un formulario online de tipo Verifactu que permite introducir los datos de la factura, obtener un documento imprimible en papel con su QR incorporado, y al mismo tiempo conserva automáticamente el registro de facturación en la AEAT. Eso sí, presenta algunas limitaciones: solo admite facturas completas (no simplificadas) y no permite incluir múltiples destinatarios en una misma factura. 

¿Cómo saber si un ERP o software cumple con Verifactu?

La Agencia Tributaria no homologa ni publica un listado oficial de programas autorizados. Son los fabricantes de software quienes deben garantizar el cumplimiento de la normativa mediante una “declaración responsable”, que debe estar visible en el propio sistema y en cada una de sus versiones. Esta declaración identifica el software, su versión y al fabricante, y acredita que cumple con todos los requisitos técnicos y legales del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023). 

La empresa es la que debe comprobar que su software está adaptado a Verifactu revisando que dicha declaración responsable esté incorporada en el ERP o programa de facturación. 

¿Es obligatorio enviar las facturas en tiempo real?

No siempre. El envío inmediato solo es obligatorio si la empresa elige la modalidad Verifactu.  

• Modalidad Verifactu. En este caso, los registros de facturación se envían automáticamente a la AEAT en el mismo momento en que se generan. Es lo que se conoce como envío inmediato o en tiempo real. Las facturas emitidas bajo esta modalidad son “facturas verificables”, ya que el cliente puede comprobar su validez fiscal escaneando el código QR e incluso consultarlas en la Sede Electrónica de la AEAT. 
• Modalidad No Verifactu. Aquí los registros no se remiten a la AEAT salvo que esta lo requiera. El software debe conservarlos con garantías de seguridad (firma electrónica y registro de eventos). La AEAT podrá requerirlos en cualquier momento, y el software debe permitir su envío posterior de manera simplificada y automatizada. 

¿Qué ocurre si la empresa no tiene buena conexión a internet o si se cae el sistema de la AEAT?

Para cumplir con Verifactu, el software de facturación debe estar preparado para funcionar en modo offline. Esto significa que, en caso de no disponer de conexión estable o si el sistema de la AEAT está inactivo, el programa debe poder almacenar temporalmente los registros de facturación y enviarlos automáticamente en cuanto se restablezca la conexión (siempre que se configure en modalidad Verifactu).

De esta forma, la empresa puede seguir emitiendo facturas sin interrupciones. En situaciones en las que el problema provenga de la propia AEAT, la normativa prevé que existan procedimientos de contingencia. Aún no están completamente detallados en la información oficial. 

En resumen: el software debe garantizar la sincronización diferida para que la falta de conexión no impida el cumplimiento de la obligación de enviar los registros a Hacienda. 

¿Qué registros o facturas deben enviarse a la AEAT: todas, las recibidas o las emitidas?

Con Verifactu solo se remiten los registros de facturación de las facturas emitidas. Cada vez que se emite una factura (completa o simplificada), el sistema debe generar su registro correspondiente.

• En la modalidad Verifactu, este registro se envía automáticamente a la Sede electrónica de la AEAT.
• En la modalidad No Verifactu, los registros no se envían, pero deben conservarse con garantías de seguridad y estar preparados para su remisión cuando Hacienda lo requiera. 

¿Quién es responsable si falla el software: la empresa o el proveedor?

Si la empresa utiliza un software de facturación que cuenta con la declaración responsable del fabricante, la responsabilidad por un mal funcionamiento corresponde al proveedor del software (art. 201 bis LGT). 

La empresa solo es responsable de asegurarse de que emplea un sistema debidamente adaptado. Por eso, es fundamental elegir un software que cumpla con la normativa Verifactu y conservar visible la declaración responsable de su fabricante. 

¿Word y Excel dejarán de ser válidos para emitir facturas en 2026?

Sí, dejan de ser válidos cuando se usan como programa de facturación ya que no garantizan las especificaciones técnicas de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Se consideran un sistema de facturación si procesan directamente la información para generar libros de IVA, IRPF, contabilidad u otros resultados fiscales.  

Únicamente podrán usarse como apoyo. Por ejemplo: para introducir datos, elaborar facturas que luego se imprimen, conservar la información, preparar presupuestos o listados simples. 

Por tanto, la empresa puede seguir usando Word o Excel como herramientas auxiliares, pero la emisión final de facturas deberá hacerse siempre con un software adaptado. En el caso de pequeños negocios, podrán hacerlo a través del aplicativo gratuito de la AEAT. 

¿Qué pasa con los presupuestos, las facturas simplificadas y los tickets?

Un presupuesto es una oferta previa que hace la empresa a un cliente y no tiene efectos fiscales.  

Las facturas simplificadas (que sustituyen a los antiguos “tickets” con validez fiscal) deben cumplir igualmente con los requisitos de Verifactu: deben generarse mediante un software certificado, con su correspondiente registro de facturación, código QR y, en su caso, la leyenda de “factura verificable”. 

En cambio, los simples documentos de venta sin validez de factura (los que la normativa no obliga a emitir como factura) quedan fuera del ámbito del Reglamento y podrán seguir entregándose como hasta ahora, pero no sustituyen a una factura cuando esta sea obligatoria.  

Estos documentos de venta sin validez de factura son, por ejemplo, justificante de un cobro/entrega.

por José Ramón Huertas López

El Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), conocido como Reglamento Verifactu, establece cómo deben operar los sistemas de facturación para garantizar el cumplimiento del envío de información a Hacienda. La normativa establece dos modalidades posibles: el sistema verificable (Verifactu) y el sistema no verificable (No Verifactu). Ambas opciones son válidas, pero presentan diferencias que conviene conocer antes de decidir y que te explico en este artículo.

¿Qué son las modalidades verificable y no verificable?

• Verifictu o verificable. Esta modalidad consiste en que cada registro de facturación se remite de forma inmediata a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Así, la factura emitida se convierte en verificable para el cliente, que puede comprobar su validez fiscal mediante el código QR incorporado. 
• No Verifictu o no verificable. Esta modalidad no obliga a enviar los registros en el momento de su generación. En este caso, la empresa conserva los datos en su propio sistema, aplicando medidas de seguridad adicionales como la firma electrónica de cada registro llevanza de un registro de eventos. Estas facturas también incluyen un código QR, pero no son verificables directamente en la sede de la AEAT. 

¿Por qué la AEAT permite la modalidad no verificable? La Agencia Tributaria busca dar flexibilidad. No todas las empresas o profesionales cuentan con la misma capacidad tecnológica ni con las mismas necesidades de digitalización. Por eso, se mantiene esta segunda modalidad, que permite a los contribuyentes gestionar internamente sus registros y solo enviarlos a Hacienda en caso de requerimiento.  

¿Cuáles son las diferencias entre Verifactu y No Verifactu?

La diferencia esencial está en la gestión y conservación de los registros: 

• En Verifactu, los registros se envían automáticamente a la AEAT, lo que simplifica la operativa, reduce riesgos y refuerza la transparencia frente a la Administración. 
• En No Verifactu, los registros se guardan exclusivamente en los sistemas de la empresa, con exigencias técnicas adicionales (como el registro de eventos) que requieren mayor control interno. 

La gran mayoría de los proveedores de softwares están enfocando sus soluciones hacia la modalidad Verifactu. No es sólo una cuestión técnica: desde un punto de vista fiscal y de imagen, No Verifactu puede interpretarse como una opción menos transparente, al depender íntegramente de los sistemas internos de la empresa.

Papel del control tributario en cada sistema

Uno de los aspectos clave que diferencia ambas modalidades de facturación es el grado de control que ejerce la Agencia Tributaria sobre los registros emitidos. La normativa busca garantizar siempre la trazabilidad y la inalterabilidad de la información, pero el modo en que se consigue varía en función de si se trata de un sistema verificable o no verificable. 

• En Verifactu, el control es inmediato: Hacienda recibe los registros en tiempo real, lo que reduce riesgos de manipulación y facilita la validación por parte de los clientes. 
• En No Verifactu, el control se produce a posteriori: los registros se conservan en el sistema emisor, pero deben cumplir con altos estándares de seguridad para garantizar su integridad antes de ser requeridos por la AEAT. 

¿Qué ventajas y desventajas hay entre Verifactu y No Verifactu?

De forma muy sencilla, podría decirse que: 

• Verifactu: automatiza el envío al emitir la factura. Es una modalidad segura, reduce la carga administrativa y transmite confianza frente a Hacienda. 
• No Verifactu: conserva los datos internamente en la empresa. Esto obliga a controles adicionales y puede percibirse como menos transparente. 

En el caso de Verifactu, la principal ventaja es la transparencia: los registros se envían de forma inmediata a la Agencia Tributaria y los clientes pueden verificar la validez fiscal de las facturas a través del código QR. Además, la responsabilidad técnica para la empresa es menor, ya que los datos quedan custodiados en la propia sede electrónica de la AEAT, reduciendo el riesgo de errores en la conservación de los registros. Esta modalidad reduce carga administrativa y transmite confianza frente a Hacienda. 

Por otro lado, la modalidad No Verifactu ofrece mayor autonomía en la gestión interna, ya que la empresa conserva los registros en su propio sistema y no depende de la conexión constante con la Agencia Tributaria. Esto puede ser útil para quienes buscan mantener un mayor control sobre sus datos. Sin embargo, esta libertad implica también mayores obligaciones: se requieren medidas de seguridad avanzadas, como la firma electrónica y el mantenimiento de un registro de eventos, lo que aumenta la responsabilidad del emisor. Estos deben estar disponibles para envío o consulta si Hacienda lo solicita. Además, las facturas generadas bajo este modelo no son verificables directamente por los clientes en la sede electrónica, lo que puede restar confianza en algunos casos. 

A pesar de todo, ambas modalidades requieren que el software cumpla los requisitos exigidos en el reglamento.

¿Y si la empresa quiere elegir Verifactu pero tiene mala conexión?

En zonas con problemas de conectividad, puede parecer que la única opción viable es la modalidad no verificable. Sin embargo, existen soluciones tecnológicas que permiten mantener el sistema Verifactu: los softwares pueden almacenar temporalmente los registros de facturación en local y transmitirlos automáticamente a la AEAT cuando se restablezca la conexión. De este modo, se garantiza la integridad de los datos (mediante hash y firma electrónica) y se cumple con el principio de remisión inmediata sin riesgo de manipulación. 

¿Por qué algunos softwares solo ofrecen modalidad verificable?

Aunque la normativa permite a las empresas elegir entre Verifactu y No Verifactu, muchos desarrolladores de software han optado por centrarse únicamente en la modalidad verificable. La razón principal está en la estrategia de simplificación y adaptación tecnológica. Verifactu es más fácil de implementar, ya que no exige al software gestionar procesos complejos como la firma electrónica de cada registro o el mantenimiento de un registro de eventos.  

Este enfoque responde también a una visión de futuro. La tendencia del mercado y de la propia Agencia Tributaria es impulsar cada vez más los sistemas verificables, porque proporcionan mayor transparencia y refuerzan la lucha contra el fraude fiscal. Así, muchos fabricantes prefieren orientar sus soluciones hacia el estándar que previsiblemente acabará consolidándose. 

A pesar de todo, la normativa establece que las dos modalidades son válidas y no obliga a los proveedores a cubrir las dos. 

Por tanto, elegir entre la modalidad Verifactu y No Verifactu no es una decisión menor. En CE Consulting siempre recomendamos analizar antes la capacidad tecnológica y las necesidades reales de la empresa. Adaptarse con antelación permite planificar la transición, formar al equipo y anticiparse a posibles incidencias. Dar este paso de forma estratégica facilita el cumplimiento y evita contratiempos. Si todavía no tienes claro qué opción se ajusta mejor a tu negocio, te invitamos a explorar otros artículos en los que profundizamos en distintos aspectos del Reglamento Verifactu.

por Ana Calvo Beitia

Verifactu no es solo una mejora tecnológica en la facturación, sino una obligación legal que garantiza la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Su origen se encuentra en la Ley Antifraude 11/2021, y el RD 1007/2023, que desarrolla dicha ley, establece un calendario escalonado para su implementación entre julio de 2025 y julio 2026. En ellos, se regulan también las consecuencias y sanciones por no cumplir con Verifactu. En este artículo te explico cuáles son los escenarios de incumplimiento, tanto deliberado como por un error, las consecuencias y sanciones por no cumplir con Verifactu según cada caso y otros riesgos adicionales que es necesario tener en cuenta.

Escenarios de incumplimiento de Verifactu

A la hora de incumplir con Verifactu, y por tanto, sancionar esa falta, se distingue entre el error y un incumplimiento deliberado. Para los primeros, como, por ejemplo, la omisión de datos en una factura las sanciones varían según el art.201 LGT. En el caso de incumplimiento deliberado, por ejemplo, la expedición de facturas con datos falsos o uso de software de doble uso, las sanciones pueden alcanzar el 75% del importe de las operaciones cuando se considera una infracciones graves de facturación. 

Los escenarios de incumplimiento por error son: 

• Fallos del software. 
• Problemas de conectividad. 
• No llevar correctamente los registros de facturación. 
• Incurrir en errores de numeración, conservación o emisión de facturas. 
• Retraso en el envío. 

Los escenarios de incumplimiento deliberado incluyen:  

• No implementar un sistema de facturación adaptado a la normativa Verifactu. 
• No enviar registros a la AEAT en modalidad Verifactu o cuando sean requeridos por Hacienda. 
• Manipulación o alteración de datos. 

Incumplimiento voluntario vs. errores técnicos en Verifactu

Legalmente, la sanción puede imponerse tanto si el incumplimiento fue intencionado como si se debió a un descuido. 

La ley no exige probar una intención dolosa para multar: el uso de un sistema no adaptado o inseguro se sanciona per se porque “brinda la oportunidad de fraude” aunque no se haya materializado ningún fraude. 

No obstante, en la práctica un error técnico subsanado de buena fe (p. ej., un fallo temporal en el envío automático de facturas que la empresa corrige en cuanto lo detecta) resulta más justificable ante Hacienda que el uso continuado de un software que no cumple con los requisitos exigidos por la ley. 

¿Quién es responsable del incumplimiento de Verifactu: la empresa o el fabricante de software?

La responsabilidad puede recaer tanto en la empresa como en el fabricante o comercializador del software, dependiendo de la naturaleza del incumplimiento. 

Responsabilidad del fabricante

Los desarrolladores de software deben facilitar a la empresa usuaria una declaración responsable que garantice que su programa cumple con todos los requisitos de la ley. Si el software falla por defectos del fabricante, la responsabilidad recae sobre este.  

Responsabilidad de la empresa

La empresa es responsable de verificar que el software que utiliza cumple los requisitos establecidos en la ley y también de utilizarlo correctamente. 

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con Verifactu?

Sanciones para usuarios (empresas y autónomos)

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones claras para el uso de software que no cumple con los requisitos establecidos por la norma: 

• Multa de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal por tenencia o uso de software que no cumple con lo establecido por la ley o que ha sido alterado. 
• Posibilidad de acumulación de sanciones si el incumplimiento se prolonga durante varios ejercicios. 

Sanciones para fabricantes y comercializadores 

Las empresas que desarrollan o comercializan software de facturación enfrentan sanciones más severas: 

• 150.000 euros fijos por ejercicio y tipo de software si comercializan programas que no se ajustan a los requisitos de la ley. 
• 1.000 euros por cada sistema comercializado sin cumplir con las obligaciones. 

Otros incumplimientos sancionables

La normativa contempla sanciones adicionales por: 

• No conservar registros de facturación durante el período legal. 
• Usar versiones obsoletas del software que no cumplen la normativa. 

Riesgos adicionales de no cumplir con Verifactu

Más allá de las multas directas, no cumplir Verifactu trae consigo otros riesgos y perjuicios importantes para una pyme o autónomo. El coste del incumplimiento no solo se mide en euros de sanción, sino en daños a la confianza, la operativa y la imagen de la empresa:

Pérdida de confianza de clientes al no poder validar facturas

Las facturas emitidas fuera del sistema Verifactu no quedan automáticamente invalidadas, pero estas pueden no ser aceptadas a efectos fiscales si no se acredita integridad y autenticidad. Esto genera varios problemas: 

• Rechazo de facturas por parte de clientes, especialmente organismos públicos. 
• Impacto negativo en la tesorería debido a retrasos en los cobros. 
• Pérdida de competitividad frente a empresas que sí cumplen con la normativa. 

Los clientes y proveedores prefieren trabajar con empresas cumplidoras que garanticen la validez de sus documentos fiscales.

Dificultades en inspecciones y revisiones de la AEAT

El uso de programas no adaptados a Verifactu pueden acarrear graves consecuencias fiscales durante las inspecciones. Así, en el caso de una auditoría: 

• Hacienda puede invalidar facturas emitidas sin los controles necesarios. 
• Afectación a la deducción de gastos y el IVA soportado. 
• Mayor probabilidad de ser auditado por no cumplir con lo establecido en la normativa.
• Carga administrativa y económica adicional derivada del proceso de inspección. 

Las empresas deben estar preparadas para generar copias legibles en un plazo máximo de 72 horas en caso de requerimiento de la AEAT.

Riesgo reputacional por incumplir normativa fiscal

El incumplimiento de normativas fiscales genera un riesgo reputacional porque envía un mensaje negativo a los grupos de interés sobre el compromiso de la empresa con sus obligaciones legales. Las consecuencias reputacionales incluyen: 

• Pérdida de confianza por parte de clientes, proveedores e inversores. 
• Afectación a la imagen corporativa que trasciende las consecuencias legales. 
• Dificultades para participar en licitaciones públicas, especialmente si se publican listas de empresas incumplidoras. 
• Impacto en la competitividad y sostenibilidad del negocio a largo plazo. 

En definitiva, más allá de evitar sanciones, adaptarse correctamente a la normativa significa proteger la empresa, reforzar la confianza de los clientes y demostrar un compromiso firme con la legalidad y la buena gestión.

¿Cómo captar la atención de un cliente potencial?

por Elisabet Jiménez Llanos

En un mercado cada vez más competitivo, captar la atención de un cliente potencial es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas. Este proceso es fundamental para el crecimiento y la sostenibilidad de cualquier negocio, ya que sin clientes no hay ventas, y sin ventas, la empresa no puede prosperar. Desde CE Consulting te explicamos por qué es necesario atraer y convertir clientes potenciales en clientes habituales y cómo esto puede determinar el éxito o fracaso de su empresa.

¿Qué es un cliente potencial?

Un cliente potencial es aquella persona o empresa que ha mostrado interés en los productos o servicios de una empresa, pero que aún no ha realizado una compra. Identificar y captar la atención de estos posibles clientes es fundamental para la empresa.

Un cliente potencial se define por tres criterios fundamentales. En primer lugar, es crucial determinar si el cliente ha mostrado interés en nuestra empresa o productos/servicios por iniciativa propia o si ha sido atraído mediante publicidad. En segundo lugar, es necesario evaluar si la empresa puede ofrecer todos los servicios para resolver su necesidad. Y, por último, se debe considerar la probabilidad de establecer una relación comercial duradera con ese cliente.

En el día a día de los negocios, es evidente que cada cliente potencial tiene un valor diferente. Esto no significa que no sea una oportunidad de negocio, sino que los clientes potenciales varían en su importancia según la cantidad de transacciones que podrían generar en un período de tiempo determinado.

La relevancia de cada cliente potencial puede aumentar según la calidad del servicio que se le ofrezca. Por ejemplo, una pyme, con un bajo volumen de negocio, podría tener contactos con otras empresas más grandes, o incrementar sus ventas, gracias a los servicios que presta. Por lo tanto, un cliente potencial, ya sea de menor o mayor valor, puede contribuir significativamente al crecimiento de un negocio.

¿Cómo identificar un cliente potencial?

Un cliente potencial se identifica estableciendo características que defina la empresa como el cliente ideal. En el ámbito de las ventas, este tipo de cliente se conoce también como lead, ya que representa una oportunidad de negocio. Es alguien que podrían contratar los servicios, o productos, de una empresa.

Para identificar a un cliente potencial, se pueden considerar las siguientes categorías:

Frecuencia de compra

Los clientes que contratan servicios de manera recurrente pueden convertirse en clientes con un abono mensual significativo.

Volumen de compra

Se pueden distinguir dos tipos de clientes: los ocasionales y los regulares. Estos últimos realizan compras frecuentes y son altamente valiosos para la empresa.

Grado de influencia

Se refiere al entorno cercano del cliente. En este caso, sería el canal tradicional que se ha utilizado como vía de publicidad, el boca a boca entre familiares, amigos o compañeros de trabajo.

Las empresas, al entender quiénes son sus clientes potenciales y cómo dirigirse a ellos de manera efectiva, pueden maximizar sus esfuerzos de marketing y ventas, optimizando sus recursos y aumentando su rentabilidad.

¿Cómo convertir al cliente potencial en habitual?

Para transformar a los clientes potenciales en clientes habituales, se deben seguir cuatro pasos clave.

Conocer al cliente y sus necesidades

La información actualizada es clave para que cualquier cliente se convierta, a largo plazo, en un cliente habitual. La empresa debe entender quién es un posible cliente potencial. Esto implica una investigación detallada sobre su mercado objetivo, lo que incluye aspectos demográficos, comportamiento de compra, necesidades y problemas específicos que buscan resolver. Con esta información, la empresa puede crear perfiles de clientes que representen a sus clientes ideales.

Hacer un seguimiento de su evolución

La personalización y el uso de herramientas de comunicación son cruciales para fidelizar al cliente. Hay que utilizar un lenguaje que entienda el potencial cliente y que conecte con sus necesidades y deseos. La empresa tiene que esforzarse por saber qué canales usa ese potencial cliente para así asegurarse de que los mensajes que está lanzando le llega de manera efectiva.

Minimizar el riesgo de su negocio

Para cualquier cliente los servicios que va a contratar le representarán unos gastos y una inversión. Por lo que es importante promover la empatía, realizar un seguimiento para que mejorar su experiencia en el mismo servicio y de manera indirecta contribuya a fidelizar el cliente.

Ofrecer un servicio de alto rendimiento

Un servicio flexible, y en base a las necesidades del cliente, permite mejorar su experiencia y aumentar la probabilidad de repetición. Aquí, la personalización es clave ya que la competencia es brutal en muchos sectores.

¿Qué herramientas ayudan a identificar un cliente potencial y convertirlo?

Identificar y convertir a un cliente potencial requiere de herramientas eficaces que faciliten tanto la identificación de leads como su transformación en clientes habituales. Entre las herramientas más destacadas se encuentran los CRM (Customer Relationship Management). Esta herramienta permite gestionar y analizar las interacciones con los clientes, ayudando a identificar patrones de comportamiento y preferencias.

Además, existen softwares de automatización de marketing que facilitan la segmentación de la audiencia y la personalización de campañas, incrementando las posibilidades de conversión.

Por otro lado, las redes sociales y las herramientas de análisis web también juegan un papel crucial en la identificación y conversión de clientes. Estas permiten rastrear el comportamiento online de los usuarios y generar leads de calidad.

Finalmente, los chatbots y sistemas de asistencia automatizada permiten a las empresas ofrecer respuestas inmediatas y personalizadas. Esto mejora la experiencia del usuario y aumenta la probabilidad de captar su interés y convertirlo en cliente.

Todas estas herramientas si se utilizan de manera estratégica optimizan el proceso de captación y conversión, lo que repercutirá, sin duda, en un crecimiento sostenido de la empresa o negocio.

En un mundo empresarial en constante cambio, adaptarse y mejorar continuamente los métodos de captación de clientes es clave para el éxito de una empresa a largo plazo.